Sistemas de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia de Mercado: normativa y aplicaciones
AIDIMME realiza desde hace más de veinte años actividades de Vigilancia tecnológica e Inteligencia competitiva para entornos industriales. La adaptación a las necesidades de distintas industrias y la reciente incorporación de herramientas de business intelligence guían la evolución de estos sistemas de información y análisis que cada vez tienen mayor importancia en procesos estratégicos, de I+D+i o de desarrollo de producto.
Las antenas de los negocios
El primer caso conocido de aplicación de inteligencia de negocio aparece en la Enciclopedia de Anécdotas Comerciales y de Negocio de 1865, donde se expone el caso de Sir Henry Furnese, un comerciante y banquero inglés que creó una red de informantes en la Europa continental para tomar ventaja en sus negocios. Utilizaba su conocimiento anticipado sobre asuntos políticos y cambios en los mercados para llevar la delantera a sus competidores. Recibía noticias antes que el resto y mantenía un flujo constante de inteligencia de negocio, según menciona la expresión escrita por primera vez.
Más de un siglo después, la recopilación de información ventajosa sobre el entorno tecnológico y de mercado es cada vez más una fuente de ventaja competitiva en entornos empresariales. Para ello, es necesario habilitar en la empresa las antenas necesarias y orientarlas adecuadamente para seguir el rastro de aquellos factores que afectan a la competitividad. En la actualidad, la era digital ha facilitado el uso de tecnologías de búsqueda y clasificación de la información, ya sea mediante softwares de vigilancia o mediante herramientas de business intelligence que explotan datos de los procesos de la empresa.
Vigilancia e Inteligencia, dos caras de una misma moneda
Mientras que la Vigilancia hace referencia a la búsqueda y captura de información existente en el entorno, las actividades de Inteligencia se centran en el análisis y la toma de decisiones basadas en conocimiento. En un ejemplo ilustrativo que a menudo utilizamos en cursos y jornadas, saber que el tomate es una fruta y no una verdura es información; pero no lo añadiríamos a una macedonia, lo que supone un conocimiento sobre cómo usar dicha información.
La Vigilancia, pues, implica crear las antenas para observar el entorno en cualquiera de sus ámbitos, ya sea el tecnológico, el de los nuevos materiales, el normativo, el de los modelos de negocio, etc. Las actividades de Vigilancia incluyen, entre otras, la revisión de fuentes documentales, la identificación y filtrado de señales débiles o el seguimiento de alertas. Para ello, se utilizan herramientas habituales como los observatorios empresariales.
Mediante la Inteligencia, en cambio, se analiza la información obtenida para generar conocimiento que oriente futuras decisiones. Las actividades habituales incluyen el análisis de datos, la puesta en común de señales débiles, la descripción de tendencias y la creación de informes con implicaciones para el negocio, por ejemplo.
Ambas actividades, Vigilancia e Inteligencia (V/I, en adelante) forman parte de un proceso que, como tal, responde a necesidades estratégicas y operativas en las organizaciones. En particular, los sistemas de V/I se centran en el desarrollo de “antenas” que permiten a una organización detectar los cambios críticos del entorno, evaluar su impacto potencial y adoptar respuestas estratégicas. Así, V/I son las dos caras de una misma moneda que, bien organizadas y coordinadas entre sí, mantienen a la organización al día de los avances en los mercados. La Vigilancia debe ser rápida en la detección de información y eficaz en la organización de las alertas para facilitar el flujo de información entre las áreas de la empresa. La Inteligencia, por su parte, requiere tiempo para discriminar la información relevante para nuestras decisiones. Además, establece las implicaciones que el entorno tiene sobre la competitividad de la empresa. Lejos de centrarse únicamente en procesos de planificación estratégica, tanto la Vigilancia como la Inteligencia sirven también para otros tipos de decisiones (desarrollo de productos y servicios, búsqueda de nuevos materiales, análisis de patentes, etc.).
V/I como proceso empresarial
Lejos de tratarse de un proceso lineal, la V/I es un proceso iterativo que, una vez puesto en marcha, genera retroalimentación y ventajas suficientes para otros procesos de la empresa. De manera especial, destacan por su importancia para los procesos estratégicos, de nuevo desarrollo de producto, de I+D o de innovación. Hablamos del ciclo de la Inteligencia Competitiva para dar a entender que las etapas del proceso siguen una secuencia continua, dado que el entorno seguirá ofreciendo nuevas señales y retos.
Aunque la información centra gran parte de las actividades de Vigilancia, el proceso requiere por igual de la interacción entre distintas personas de la organización para filtrar señales, retroalimentar el proceso desde la experiencia profesional y participar en grupos de discusión y puesta en común de la información obtenida. Solo así se puede pasar de la información al conocimiento, cerrando el círculo que va de la Vigilancia a la Inteligencia.
En la actualidad, la evolución de este proceso se caracteriza por el uso intensivo de herramientas digitales de rastreo de información en el medio online (datos abiertos, redes sociales, webscrapping, etc.), su clasificación y una clara tendencia a convertir al usuario en analista mediante tableros de business intelligence. Así, mientras que la accesibilidad a la información era el facto diferencial en el inicio de Internet, hoy en día es la capacidad para discriminar la información relevante donde radica la efectividad del proceso.
La norma UNE 166006:2018. Gestión de la I+D+i: Sistema de Vigilancia e Inteligencia.
La importancia de disponer de herramientas y actividades orientadas a la V/I queda reflejada en la existencia de una norma específica a tal efecto. La norma UNE 166006 de 2018 aborda los aspectos fundamentales que todo sistema debe contemplar para cumplir con los objetivos de la organización en materia de seguimiento del entorno tecnológico y de negocio.
Las primeras tareas del sistema pasan por describir el contexto en el que se desenvuelve la organización y los requisitos de las partes interesadas, definir los objetivos que debe cumplir el sistema y establecer sus límites, así como establecer los distintos roles necesarios para su funcionamiento (coordinación, documentalistas, analistas, técnicos de sistemas, órganos de decisión…). En su inicio, la norma destaca la importancia que la Dirección tiene a la hora de legitimar el proceso internamente y dotarlo de los recursos oportunos para alcanzar los objetivos planteados dentro del marco estratégico de la organización.
El sistema deberá contemplar el mapa de procesos a seguir, identificando actores, roles y flujos de información hasta llegar a los outputs o resultados para apoyar la toma de decisiones. También aborda otros aspectos de reciente interés como el diseño de sistemas en red en colaboración con actores ajenos a la organización, la posible subcontratación de partes del proceso, aspectos de seguridad, confidencialidad o éticos y la utilización de softwares específicos de V/I. De esta forma, la norma plantea los elementos necesarios para la planificación del proceso, su implementación, documentación y revisión y mejora continua.
Aplicación en entornos industriales: el caso del Hábitat
Un sistema de V/I aplicado a una industria permite generar información específica no disponible en fuentes oficiales, bien porque ésta lleva un retardo temporal o porque sencillamente no existe. Entre las aplicaciones más habituales de los sistemas sectoriales destacan los observatorios tecnológicos, de mercado, de precios y de tendencias. Estas herramientas suelen estar diseñadas para dar respuesta a las necesidades concretas de un sector industrial. A nivel sectorial, permite generar visibilizar una actividad industrial que puede no estar recogida en ninguna otra estadística o informe. Para la empresa, por otra parte, la información generada permite realizar comparativas de desempeño empresarial con el sector de referencia, así como contrastar la percepción que se tiene acerca de los movimientos del mercado.
AIDIMME fue pionera en la creación de sistemas de V/I sectoriales. En 1998, pusimos en marcha el Observatorio Español del Mercado del Mueble, el cual continúa activo en la actualidad de forma trimestral y ha sido el germen de otros observatorios en el sector del Hábitat (equipamiento de baño y cocina, carpinterías, puertas automáticas…). Como complemento, AIDIMME fue impulsor del Observatorio de Tendencias del Hábitat en 2005, el cual también sigue vigente en la actualidad. Además, la actividad de estos observatorios tiene su continuación en jornadas, foros y eventos para empresas, donde destacan la realización anual de Congreso Hábitat y el Club de Estrategias del Hábitat y las publicaciones sectoriales.
En los últimos años, la introducción de herramientas de business intelligence ha dotado a los observatorios dirigidos por AIDIMME de mayor interactividad para sus usuarios.
Aparte del sector del Hábitat, la experiencia de AIDIMME desarrollando sistemas de V/I ha sido puesta al servicio de otras industrias, ya sea mediante observatorios de mercado o de tendencias, como han sido la pequeña industria química o el sector de envases de madera. Recientemente, esta experiencia permite desarrollar el primer observatorio de simbiosis industrial, de carácter multisectorial.
AIDIMME le ofrece servicios de Vigilancia tecnológica e Inteligencia competitiva y le ayuda a implantar un sistema de V/I para entornos industriales.
Para más información contacte con AIDIMME.
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